Wir suchen eine engagierte Assistenzkraft (m/w/d) in Teilzeit , die unser Team in der Pharma- und Biotechnologiebranche unterstützt. Diese Position ist ideal für Bewerber:innen mit Erfahrung im Office Management, administrativer Unterstützung sowie Import-/Exportprozessen .

Diese Teilzeitstelle ist mit 19 Stunden pro Woche auf die Abteilungen Translational Safety & Risk Sciences (TSRS) sowie PKDM-Bioanalytics (BA) verteilt.

Deine Aufgaben

Administrative Assistenz & Organisation

• Pflege und Aktualisierung der Intranetseiten (SharePoint)

• Strukturierte Archivierung relevanter Dokumente nach internen Standards

• Organisation von Meetings, Telefonkonferenzen und Schulungen

• Planung und Abwicklung von Geschäftsreisen inkl. Buchung, Reisekostenabrechnung und Budgetüberwachung

• Unterstützung bei projektbezogenen administrativen Aufgaben

Import- und Exportprozesse

• Erstellung, Bearbeitung und Prüfung von Import-/Exportdokumenten

• Kontrolle von Genehmigungen, Rechnungen und Versandpapieren

• Abwicklung von Versandprozessen in Zusammenarbeit mit Speditionen und Behörden

• Enge Kooperation mit dem Global Trade & Customs Excellence Team

Unterstützung in Labor- und Datenmanagement

• Geräteverwaltung, Laborausstattung und Logistik

• Einholen von Angeboten und Mitwirkung bei CAPEX-Planungen

• Verwaltung von Wartungsverträgen und Koordination externer Servicetechniker

• Beschaffung und Verwaltung von Labormaterialien inkl. Bestandsaufnahme

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement (m/w/d), Industriekaufmann/-frau (m/w/d), Kaufmann/-frau im Groß- und Außenhandelsmanagement (m/w/d), Speditionskaufmann/-frau (m/w/d) oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung

• Bestenfalls mindestens 3 Jahre Berufserfahrung als Assistenz in einem internationalen Unternehmen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office, Erfahrungen mit SAP, Concur oder vergleichbaren Systemen sind von Vorteil

• Sorgfältige, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

• Zahlenaffinität, Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative

• Freude an Teamarbeit und Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten

Was wir bieten

• Flexible Arbeitszeiten

• Marktgerechte Vergütung

• Mobiles Arbeiten nach Absprache möglich

• 30 Tage Jahresurlaub bei Vollzeit

• Sonderurlaub bei besonderen Anlässen (z. B. Hochzeit, Umzug usw.)

• Zugang zum EGYM Wellpass für Fitness und Wellness

• Abonnement für die Sprachlern-App Busuu

• Essenszuschuss von 1,50 € pro Tag

• Betriebliche Altersvorsorge

• Kinderbetreuungszuschuss von bis zu 120 € pro Monat

• Mitarbeiteranerkennungsprogramm (Prämien zwischen 50 € und 450 €)

• Employee Assistance Program (EAP) für persönliche und berufliche Unterstützung