JOB DESCRIPTION:

Über Abbott

Abbott ist ein weltweit führendes Unternehmen im Gesundheitswesen, das bahnbrechende wissenschaftliche Erkenntnisse nutzt und Lösungen zur Verbesserung der Gesundheit der Menschen entwickelt. Wir blicken stets in die Zukunft und antizipieren Veränderungen in der medizinischen Wissenschaft und Technologie.

In Deutschland ist Abbott mit mehr als 4.000 Mitarbeiter:innen in den Bereichen Forschung und Entwicklung, Logistik, Produktion und Vertrieb vertreten. Neben dem deutschen Hauptsitz in Wiesbaden hat Abbott Standorte in Hannover, Neustadt am Rübenberge, Wetzlar, Eschborn, Jena, Köln und Hamburg.

Unser Team am Standort der Abbott Medical GmbH in Wetzlar sucht Unterstützung und bietet eine Tätigkeit als

Assistant Vascular (m/w/d)

Standort: Wetzlar

Als Assistant Vascular bist Du eine zentrale Ansprechperson für unser Senior Management sowie unsere regionalen Teams. In dieser verantwortungsvollen Rolle unterstützt Du nicht nur im operativen Tagesgeschäft, sondern trägst aktiv dazu bei, dass Prozesse reibungslos ablaufen, Informationen effizient fließen und Projekte erfolgreich umgesetzt werden. Du arbeitest eng mit dem Division Manager zusammen, übernimmst eigenständig organisatorische Aufgaben und bringst Deine Stärken in Kommunikation, Struktur und Serviceorientierung täglich ein. Dabei agierst Du als wichtige Schnittstelle innerhalb des Unternehmens und gestaltest die interne Zusammenarbeit aktiv mit.

Deine Aufgaben:

• Du übernimmst eigenverantwortlich organisatorische und administrative Aufgaben im Tagesgeschäft für unser Senior Management sowie unsere regionalen Teams.
• Du koordinierst den Kalender unseres Division Managers, inklusive der Planung und Organisation von 1:1-Gesprächen, Team-Meetings und Telefonkonferenzen.
• Du kümmerst Dich um die vollständige Reiseorganisation für unseren Division Manager – von Visa-Anträgen über Hotelbuchungen bis hin zu Transfers – und erstellst im Anschluss die Reisekostenabrechnungen gemäß Abbott-Richtlinien.
• Du planst und organisierst interne, externe sowie virtuelle Meetings unter Nutzung unserer internen Tools und gemäß den Unternehmensvorgaben.
• Du unterstützt Projekte im Bereich Sales und übernimmst Aufgaben im Zusammenhang mit der Nachverfolgung von Rechnungen und Gutschriften.
• Du agierst als zentrale Schnittstelle innerhalb unseres Standorts und sorgst für einen reibungslosen Informationsfluss.
• Du planst und begleitest Mitarbeiterevents sowie standortbezogene Veranstaltungen.
• Du erstellst professionelle Präsentationen, Statistiken, Dokumente und Entscheidungsvorlagen.
• Du führst eigenständige Recherchen zu projektspezifischen Themen durch und bereitest fundierte Entscheidungsgrundlagen auf.
• Du betreust und entwickelst die interne Mitarbeiterkommunikation am Standort weiter.

Dein Profil:

• Du hast eine abgeschlossene Ausbildung, ein Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du verfügst über mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion – idealerweise im internationalen Umfeld.
• Du bist ein echtes Organisationstalent, arbeitest strukturiert, selbstständig und mit einem hohen Maß an Genauigkeit.
• Du hast Freude an Ordnung und Struktur und behältst auch in dynamischen Situationen stets den Überblick.
• Du bringst ein hohes Maß an emotionaler Intelligenz mit und kannst Dich flexibel auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Situationen einstellen.
• Du überzeugst durch Kommunikationsstärke, Freundlichkeit und ein sicheres, verbindliches Auftreten.
• Diskretion und Vertraulichkeit sind für Dich selbstverständlich.
• Du arbeitest Dich schnell und motiviert in neue Themen ein und findest pragmatische Lösungen.
• Du hast eine ausgeprägte Zahlenaffinität und kennst Dich mit finanz- und buchhaltungsnahen Prozessen gut aus.
• Du beherrschst MS Office 365 sicher.
• Du kommunizierst fließend in Deutsch und sehr gut in Englisch.

The base pay for this position is

N/A

In specific locations, the pay range may vary from the range posted.

JOB FAMILY:

Administrative Support

DIVISION:

AVD Vascular

LOCATION:

Germany > Wetzlar : Schanzenfeldstr. 2

ADDITIONAL LOCATIONS:

WORK SHIFT:

Standard

TRAVEL:

Not specified

MEDICAL SURVEILLANCE:

Not Applicable

SIGNIFICANT WORK ACTIVITIES:

Not Applicable