EU Ops. Progs. Purchasing Associate (m/f/d)

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Job Description:

EU Ops. Progs. Purchasing Associate (m/w/d)

Als Purchasing Associate (m/w/d) unterstützen Sie unser Team bei der effizienten Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten. Sie sind an der Bedarfsermittlung, der Lieferantenauswahl und der Optimierung von Beschaffungsprozessen beteiligt.

Ihre Aufgaben

Operativer Einkauf

• Unterstützung der Abteilungsteams in allen operativen Beschaffungsprozessen.

• Bestellabwicklung, Anlegen von Bedarfsanforderungen (Purchase Requisitions) und Unterstützung bei der Durchführung von Bestellungen (Purchase Orders).

• Pflege und Kontrolle von Bestellungen im ERP‑System (z. B. SAP, Oracle, Dynamics).

• Mitarbeit bei der Vorbereitung von Ausschreibungen (RFPs, RFQs) sowie Analyse und Bewertung eingehender Angebote.

• Überwachung von Lieferterminen, Verfolgung offener Bestellungen und Sicherstellung einer fristgerechten Lieferung.

• Nachverfolgung des Status von Bestellanforderungen und offener Bestellungen über den kompletten Lebenszyklus bis zur Schließung der Bestellung

• Bearbeitung von Abweichungen und Klärfällen (mismatches).

• Prüfung und Verwaltung von Einkaufsdokumenten und Budgets.

• Zusammenarbeit mit relevanten Bereichen zur Bedarfsermittlung.

Lieferantenmanagement

• Unterstützung beim Anlegen und bei der Qualifizierung neuer Lieferanten im ERP-System (z. B. SAP, Ariba, eMP).

• Pflege der Beziehungen zu bestehenden Lieferanten und Recherche sowie Qualifizierung potenzieller neuer Partner.

• Laufende Kommunikation mit Lieferanten zu Anfragen, Angeboten und Verträgen

• Kommunikation mit bestehenden Lieferanten zu Preisen und Lieferzeiten.

• Einholen von Angeboten und Vergleich der Bedingungen.

Preis- und Konditionenverwaltung

• Mitwirkung bei der Analyse von Kostenentwicklungen.

• Unterstützung bei der Datengewinnung zur Vorbereitung von Verhandlungen zu Preise, Zahlungsbedingungen und Lieferkonditionen.

Qualitäts- und Reklamationenmanagement

• Bearbeitung von Lieferantenreklamationen (z. B. Qualitätsabweichungen, falsche Mengen).

• Koordination von Rücksendungen oder Ersatzlieferungen.

Dokumentation und Repoting

• Erfassung und Analyse relevanter Einkaufsdaten und Pflege von Stammdaten.

• Durchführung von Kostenanalysen und Erstellung von Berichten zur Effizienzsteigerung.

• Unterstützung bei Audits und Compliance‑Anforderungen.

Prozessoptimierung

• Identifizierung von Einsparpotenzialen, Verbesserungspotenzialen, kontinuierliche Optimierung von Prozessen und Entwicklung von Best Practices.

• Mitarbeit bei der Verbesserung von Einkaufs- und Beschaffungsprozessen.

• Unterstützung bei der Implementierung neuer Tools und Systeme.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaftslehre

• Langjährige Berufserfahrung im Einkauf

• Gute MS Office Kenntnisse (insbesondere Excel) und Erfahrung mit ERP-Systemen (z. B. SAP).

• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind erforderlich.

• Besondere Anforderungen:

• • Ausgeprägte Teamfähigkeit und Durchsetzungsvermögen

  • Eigeninitiative, selbstständiges und ergebnisorientiertes Arbeiten

  • Besonderes Engagement in der Optimierung von Prozessen

  • Gutes Kommunikationsgeschick

  • Hohe Service- und Kundenorientierung und handelt stets im Sinne einer Dienstleistermentalität

  • Hohes Maß an Eigenverantwortung, selbständige strukturierte Arbeitsweise und gute Organisationsfähigkeiten

  • Ausgezeichnetes Verhandlungsgeschick und gute analytische Fähigkeiten

Die erwartete Basisvergütung für diese Position beträgt 51.200 EUR bis 80.845 EUR

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English:

EU Ops. Progs Purchasing Associate (m/f/d)

As a Purchasing Associate (m/f/d), you support our team in the efficient procurement of goods and services to ensure smooth business operations. You will be involved in requirements planning, supplier selection, and the optimization of procurement processes.

Your Responsibilities

Operational Purchasing

• Supporting departmental teams in all operational procurement processes.

• Processing purchase orders, creating purchase requisitions, and assisting with the execution of purchase orders.

• Maintaining and monitoring orders in the ERP system (e.g., SAP, Oracle, Dynamics).

• Contributing to the preparation of tenders (RFPs, RFQs) as well as analyzing and evaluating incoming offers.

• Monitoring delivery dates, tracking open orders, and ensuring timely delivery.

• Tracking the status of purchase requisitions and open orders throughout the entire lifecycle until order closure.

• Handling discrepancies and clarification cases (mismatches).

• Reviewing and managing purchasing documents and budgets.

• Collaborating with relevant departments to determine requirements.

Supplier Management

• Supporting the creation and qualification of new suppliers in the ERP system (e.g., SAP, Ariba, eMP).

• Maintaining relationships with existing suppliers and researching as well as qualifying potential new partners.

• Ongoing communication with suppliers regarding inquiries, offers, and contracts.

• Communicating with existing suppliers regarding prices and delivery times.

• Obtaining quotations and comparing terms and conditions.

Pricing and Terms Management

• Contributing to the analysis of cost developments.

• Supporting data collection to prepare negotiations on prices, payment terms, and delivery conditions.

Quality and Complaint Management

• Handling supplier complaints (e.g., quality deviations, incorrect quantities).

• Coordinating returns or replacement deliveries.

Documentation and Reporting

• Recording and analyzing relevant procurement data and maintaining master data.

• Conducting cost analyses and creating reports to increase efficiency.

• Supporting audits and compliance requirements.

Process Optimization

• Identifying savings opportunities, improvement potential, continuously optimizing processes, and developing best practices.

• Contributing to the improvement of purchasing and procurement processes.

• Supporting the implementation of new tools and systems.

Your Profile

• Completed commercial training or degree in business administration.

• Many years of professional experience in purchasing.

• Good MS Office skills (especially Excel) and experience with ERP systems (e.g., SAP).

• Fluency in German and English, both written and spoken, is required.

• Additional requirements:

• • Strong teamwork and assertiveness.

  • Initiative and an independent, results‑oriented working style.

  • Strong commitment to process optimization. Good communication skills.

  • High service and customer orientation with a service‑minded attitude.

  • High level of responsibility, structured independent working style, and good organizational skills.

  • Excellent negotiation skills and strong analytical abilities.

The anticipated base pay range for this position is 51.200 EUR to 80.845 EUR.

Required Skills:

Preferred Skills: